Praeferentia et Ekost vous accompagnent dans vos démarches avec quelques conseils pratiques.
Il est important de bien définir vos besoins et d’évaluer les options disponibles en fonction de la capacité, du financement, et des conditions du contrat.
Voici les éléments à prendre en compte dans votre décision :
1. Capacité de l’imprimante multifonctions
La capacité du matériel dépend de plusieurs critères liés à la taille de votre entreprise, au volume d’impression et aux fonctionnalités souhaitées.
– Volume d’impression mensuel : Évaluez combien de pages vous imprimez en moyenne chaque mois. Cela est déterminant pour sélectionner le bon moteur d’impression adapté à vos volumes. Un matériel mal dimensionné engendrera des problèmes techniques.
– Vitesse d’impression : Choisissez un modèle capable d’imprimer à une vitesse suffisante afin de garantir un confort d’utilisation. En général, un modèle de 20 à 40 pages par minute (ppm) est suffisant pour une petite ou moyenne entreprise, mais cela dépend du volume d’impression et du nombre d’utilisateurs.
– Fonctionnalités : Vérifiez si l’imprimante propose des fonctionnalités supplémentaires telles que la numérisation, la photocopie, la finition agrafage, et la connectivité (Wi-Fi, réseau, cloud, etc.).
– Qualité d’impression : Cela dépendra de la nature de vos documents. Pour des impressions professionnelles ou marketing, choisissez une imprimante offrant une bonne résolution d’impression (300 dpi et plus).
– Performance du scan : À l’heure de la dématérialisation, le scan est primordial. De nombreuses options existent, telles que le scan en un seul passage, la suppression des pages blanches, la reconnaissance des caractères (OCR), etc.
– Fiabilité : Selon votre besoin, mais aussi parce que vous êtes un professionnel, sélectionnez un matériel professionnel beaucoup plus fiable qu’un matériel grand public et vous évitera de perdre du temps en gestion.2. Financement Le financement de votre imprimante multifonctions peut se faire par le biais de l’achat ou de la location.
– Achat : Vous payez le matériel en une seule fois et devenez propriétaire. Cette option peut être avantageuse financièrement si votre entreprise dispose des liquidités nécessaires. Il entrera dans vos amortissements et s’inscrira dans la durée, mais attention aux coûts pour la maintenance et les consommables qui peuvent s’accumuler avec le temps.
– Location : Vous permet de lisser les coûts et préserver votre trésorerie. La location est également une option plus flexible si vous prévoyez un renouvellement plus fréquent du matériel, pour mieux l’adapter à vos besoins et aux évolutions technologiques.
3. Points clés du contrat
Voici les points à vérifier dans le contrat pour éviter toute surprise.
– Durée du contrat : Vérifiez la durée de la location, généralement entre 2 et 5 ans. Plus la durée est longue, plus le loyer est bas.
– Coût total du contrat : Ce coût inclut l’achat ou les loyers ainsi que tous les frais annexes (livraison, installation, maintenance, consommables, services supplémentaires). Attention aux coûts cachés !
– Maintenance et support : Il est essentiel de définir les conditions de support (pannes, remplacement de pièces, etc.). Vérifiez aussi les délais de réponse pour la maintenance. Si ce point est sensible, optez pour un second petit matériel de secours (Back Up) à utiliser en cas de panne.
– Consommables – Coût à la page : Souvent un coût caché qui peut représenter un budget important, il est primordial de le prendre en considération dans votre comparatif.
Le tarif d’achat du matériel peut être très attractif, mais le tarif des cartouches être un piège. Il est souvent plus intéressant d’opter pour un contrat de service comprenant les consommables et la maintenance du matériel, avec une tarification claire et transparente, où vous savez exactement combien vous coûte une impression.En conclusion, pour que cela ne soit pas un sujet au quotidien, il est important de choisir un matériel professionnel adapté à vos besoins, accompagné d’une couche de services et avec un budget clair et maitrisé.
En conclusion, pour que cela ne soit pas un sujet au quotidien, il est important de choisir un matériel professionnel adapté à vos besoins, accompagné d’une couche de services et avec un budget clair et maitrisé.
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