Comment optimiser Microsoft 365 pour votre métier d’avocat ?
Beaucoup connaissent Microsoft 365 pour Word, Excel, Powerpoint ; mais le pack comprend bien plus de solutions qui peuvent s’avérer être de vraies plus-values pour votre activité d’avocat que vous soyez indépendant ou un cabinet.
- Messagerie mail
On va commencer par la base, EXCHANGE, si ce n’est pas déjà le cas, il vous faut un nom de domaine et c’est bien mieux s’il est hébergé directement chez MICROSOFT.
Parce que cela fait moins professionnel d’avoir une adresse mail en @yahoo.fr ou en @gmail.com, le nom de domaine va vous permettre de la personnaliser à votre guise et de la professionnaliser.
Le nom de domaine vous servira également de base pour la création de l’adresse de votre site internet.
En complément, l’application OUTLOOK va vous aider à gérer votre messagerie et vous assister dans vos communications mail, gestion des absences, modèles mails enregistrés, invitations agenda, historiques des conversations mails, etc.
- Gestion des agendas
Au travers d’OUTLOOK, vous bénéficiez d’un agenda partagé avec vos collaborateurs pour une meilleure collaboration.
Grâce à BOOKING, vous avez la possibilité de proposer à vos clients de booker des consultations directement sur des plages horaires que vous avez définies et mettre en lien un système de paiement pour vos honoraires.
- Stockage et accès
Le troisième point important est le stockage et l’accès à vos données fichiers.
Pour cela il y a SHARPOINT, qui correspond à votre architecture, votre organisation si vous êtes un cabinet et ONEDRIVE pour votre base personnelle.
Grace à ces applications, stockez vos dossiers et vos fichiers en les organisant comme vous le souhaitez, partagez des dossiers ou pas, et consultez-les de n’importe où et avec n’importe quel support, il vous suffit d’une connexion internet.
- Sécurité
Pour que ce soit viable, maintenant il vous faut une couche de sécurité, parce que vos données sont précieuses et sensibles.
Avec AZURE et AUTHENTICATOR, définissez, sécurisez et contrôlez les accès à votre base de données avec notamment des alertes et de la double authentification.
Microsoft 365 est équipé de mesures de sécurité avancées, telles que le chiffrement des données, la protection contre les menaces de sécurité et la sauvegarde automatique. Cela permet de protéger les données confidentielles des clients et de prévenir les pertes de données.
Vos données sont hébergées et sécurisées dans des centres de données Microsoft situés en France, ceci en conformité avec le RGPD.
Pour ceux qui sont prudents avec le cloud et c’est judicieux, il suffit juste de rajouter une couche de versioning (gestion des versions d’un fichier) en complément de Microsoft 365, qui ne conserve les versions antérieures d’un fichier que pendant 30 jours, pour garantir une sauvegarde pérenne dans le temps et une reprise d’activité immédiate si nécessaire.
Ceinture bretelles !
- Échanges et collaboration en temps réel
Vous connaissez surement TEAMS pour la visioconférence, mais savez-vous que vous pouvez créer des espaces virtuels de travail collaboratif pour optimiser les échanges et pouvoir travailler à plusieurs et en même temps sur un document.
Conservez vos conversations, fichiers, applications et autres ressources dans un emplacement unique par dossier juridique, afin de collaborer sans difficulté avec vos collaborateurs ou vos clients.
Utilisez le chat interne présentiel pour communiquer instantanément, réduire l’encombrement des e-mails, enregistrer des messages vocaux, partager des photos et des documents, et savoir qui est disponible ou pas.
Et si en plus on y ajoutait votre ligne téléphonique fixe ?
Votre ligne fixe est disponible partout et tout le temps sur tous vos supports.
Faites savoir aux autres quand vous êtes disponible, avez un appel en cours ou êtes indisponible.
Et tout ça dans une seule application !
- Gestion de salle réunion
Si vous avez une ou plusieurs salles, faites-en une ressource dans Microsoft afin de pouvoir la réserver dans votre agenda et de le faire savoir à vos collaborateurs.
Optimisez ainsi vos espaces et éviter les problèmes d’organisations.
- Gestion simplifié des utilisateurs
Avec ACTIVE DIRECTORY (AD), pour les cabinets, gérez et maîtrisez très simplement votre base utilisateurs et mettez-les en lien facilement avec les ressources réseau dont ils ont besoin pour mener à bien leurs missions.
Mise en œuvre
L’avantage de toutes ces applications, c’est qu’elles sont liées entre elles et apportent du coup une synergie.
Vous allez nous dire, c’est exactement ce qu’il me faut et vous avez raison c’est une évidence, mais ça parait bien compliqué à mettre en œuvre.
Et vous n’avez pas tout à fait tort, si vous n’êtes pas accompagné d’un expert.
La première bonne nouvelle si vous avez déjà une licence Microsoft 365, c’est que la plupart des applications sont déjà inclues, on vérifiera ensemble.
Et la seconde bonne nouvelle, c’est que vous avez déjà trouvé l’expert sélectionné par PRAEFERENTIA qui peut vous accompagner à les mettre en œuvre, EKOST Smart Solutions.
Attention à ceux qui utilisent des versions famille ou personnel, qui nous le rappelons ne sont pas légales pour une utilisation professionnelle, Microsoft est moins précis sur le respect de la norme RGPD sur ces versions.
Surtout qu’au vu de la différence de tarif entre les deux, la licence Business Basic revient à 67,20 € ht à l’année, c’est dommage de prendre le risque et de perdre du temps.
En conclusion, grâce à une suite Microsoft 365 Professionnelle correctement configurée, adaptée, sécurisée, et grâce à un support utilisateur que nous vous proposons pour vous accompagner au quotidien, vous avez les outils principaux pour travailler et vous concentrer sur votre métier d’avocat en toute sérénité.
Contactez-nous.
https://www.ekost.fr/partenariat-praeferentia-microsoft365
